7 KPI, які має відстежувати кожна компанія у системі

Управління бізнесом неможливе без чітких та вимірюваних показників. Багато підприємців ухвалюють рішення інтуїтивно, але саме цифри показують реальний стан справ: що працює, що потрібно покращити, де втрачаються гроші чи клієнти, і що приносить найбільший результат.

CRM-система допомагає не просто збирати дані - а перетворювати їх на аналітику, яка впливає на прибуток. Нижче - 7 ключових KPI, які має відстежувати кожна компанія, та прості приклади, як це виглядає в роботі.

1. Середній чек

Навіщо потрібен: Показує середню суму продажу. Якщо середній чек зростає - бізнес стає більш прибутковим без збільшення кількості клієнтів.

Формула: Сума продажів / кількість угод.

Як відстежувати у CRM на прикладі Керуй: У звітності сервіс автоматично рахує загальну суму продажів та кількість успішних угод за період.

Компанія надає послуги. За місяць закрили 28 замовлень на 396 180 грн.

Середній чек = 396 180 / 28 = 14 150 грн.

Керівник бачить, що менеджери продають лише базові послуги - і вводить додаткові пакети, щоб збільшити середній чек на 10-20%

2. Кількість нових лідів (заявок)

Навіщо потрібен: Це показник здоров’я маркетингу та каналу продажів. Якщо нових звернень мало - продажі впадуть через 1-2 місяці.

Як відстежувати у Керуй:

В модулі "Можливості" ви можете переглянути всі заявки: із сайту, телефону, месенджерів, пошти. Згідно з датою створення, проаналізувати скільки звернень надійшло за день/тиждень/місяць, або налаштувати власний звіт який підраховуватиме вам цю інформацію автоматично.

У компанії було в середньому 100 заявок на місяць. Через сезонне просідання їх стало 60. Менеджери почали "просто менше продавати". Аналітика відобразила проблему заздалегідь - і компанія вчасно запустила нову рекламну кампанію або розробила нову систему стимулювання менеджерів.

3. Конверсія з ліда в продаж

Навіщо потрібен: Показує, як якісно відділ продажів опрацьовує звернення.

Формула: (Кількість успішних угод / кількість отриманих заявок) × 100%

Як відстежувати у CRM: Аналізуючи успішні та неуспішні можливості ви маєте змогу побачити на якому етапі випадають клієнти.

Компанія бачить у сервісі:
- "В роботі" було 40 можливостей
- завершено зі статусом "Перемога" - 8
Конверсія - 20%.
Керівник бачить провал на етапі "Комерційна пропозиція" - менеджери не передзвонюють вчасно.

Рішення: Вводять обов'язкове створення завдань з нагадуванням - конверсія зростає до 27%

4. Швидкість реакції на заявку

Навіщо потрібен: Якщо компанія повільно відповідає - клієнт іде до конкурента. У багатьох сферах швидкість = продаж.

Як відстежувати у CRM: В інформації про запис автоматично фіксуються дані про надходження заявки та останню активність.

5. Ефективність роботи менеджера

Навіщо потрібен: У B2B важливо розуміти не лише фінальний результат продажу, а й те, як працює менеджер у процесі: чи не накопичує необроблені заявки, чи доводить можливості до кінця, чи не "зливає" клієнтів на етапі переговорів.

У Керуй зручно контролювати:

• скільки нових звернень закріплено за менеджером

• скільки він опрацював

• скільки можливостей довів до завершення (успішних або невдалих)

• скільки заявок ще "висять" без змін

• на яких етапах заявки найчастіше зупиняються

Як відстежувати: У модулі "Можливості" видно кількість заявок у роботі, їхній статус, історію дій менеджера та проміжні результати.
У звітах - хто працює активніше, виконуючи більше заявок, а хто пропускає або затягує обробку.

6. Дебіторська заборгованість

Навіщо потрібен: Навіть за гарних продажів бізнес може "провалитися" в касовому розриві, якщо клієнти не платять вчасно.

Що потрібно контролювати:

• сума боргу

• прострочені платежі

• найбільші боржники

• хто з менеджерів працює з проблемними контрактами

Як відстежувати у Керуй:

У фінансових звітах видно: які рахунки не оплачені, на яку суму, скільки днів прострочки.

Звіт показує:

- Борг клієнта ТОВ "Стандарт Комфорт - Рівне" - 50 800 грн

Менеджер отримує завдання нагадати клієнту. Без систематизації цифри були "в голові" чи десь записані в таблицях - і втрати постійно накопичувались

7. Прибутковість товарів або послуг

Навіщо потрібен: Не всі товари однаково вигідні. Деякі продаються часто, але приносять низьку маржу. Інші - рідко, але дуже прибуткові.

Важливо розуміти:

• які товари заробляють найбільше

• які продукти краще просувати

• що варто прибрати з асортименту

Як відстежувати:

У аналітиці враховується собівартість, націнка та результати продажів. Звіти показують маржинальність товарів і послуг.

Компанія продає широкий асортимент вин

Звіт показав: За визначений період, продажі білого вина значно більші аніж червоного

Проаналізувавши продажі компанія може з'ясувати причини низьких продажів позицій, можливо їх варто замінити або запропонувати акційні пропозиції для покупців, щоб збільшити продажі.

KPI - це не просто цифри. Це система управління бізнесом, яка дозволяє:

• бачити реальний стан справ

• прогнозувати результати

• контролювати роботу менеджерів

• швидко реагувати на проблеми

• знаходити точки зростання

• приймати рішення на основі даних

Систематизація робить це просто: збирає інформацію автоматично, оновлює цифри в режимі реального часу та показує, де компанія втрачає можливості, а де росте.

Компанії, які працюють з KPI щодня, завжди обганяють тих, хто "просто продає". Це не про бюрократію - це про управління, яке приносить стабільність, порядок і фінансовий результат.