Як організувати та вести облік фінансів для бізнесу в Керуй™

Сервісно-виїзний бізнес часто постає перед труднощами під час обліку фінансів: проблеми з визначенням цін і тарифів, фінансові виклики під час розширення бізнесу та неефективне використання часу й ресурсів співробітників. Впоратися з усім самотужки важко — потрібно відстежувати та враховувати безліч чинників, вести окремі таблиці й вносити дані в декілька програм одночасно.

Керуй допомагає тримати вашу звітність в одному місці та вести гнучкий облік фінансів, контролювати постачання товарів, стежити за витратами грошей і розраховувати податки. Завдяки цьому підприємець буде ухвалювати рішення на основі звітів та аналізу, а не інтуїтивно.

У цій статті ми розберемо важливість фінансового обліку для бізнесу і розповімо як правильно організувати його за допомогою Керуй.

Навіщо підприємцям вести фінансовий облік

Фінансовий облік — це система даних про те, що було, є і буде в бізнесі. Він потрібен, щоб оцінити минулі результати та поточний стан — і на їхній підставі ухвалювати рішення та відстежувати результат.

З ростом бізнесу перестає вистачати звичних Excel, Google Sheets та банківських сервісів — потрібно вносити всі дані по кілька разів, переносити звіти в ручному режимі та постійно перемикатися між вікнами. Це ускладнює й уповільнює роботу, призводячи до неефективного використання часу, який можна витратити на розвиток бізнесу.

Успішне ведення бізнесу вимагає не лише великих ідей та стратегій, але й глибокого розуміння фінансового стану компанії. Ведення фінансового обліку має ключове значення для підприємців з ряду причин:

• Прийняття рішень. Фінансовий облік створює основу для обґрунтованих рішень. Надаючи доступ до важливої інформації про доходи, витрати та прибуток, він допомагає підприємцям приймати стратегічні та тактичні рішення, спрямовані на зростання бізнесу.
• Оцінка фінансового стану. Фінансовий облік дозволяє підприємцям аналізувати фінансове здоров'я свого бізнесу. Шляхом оцінки рентабельності, ліквідності та платоспроможності, вони можуть зрозуміти, наскільки їхні інвестиції прибуткові та як забезпечити фінансову стійкість.
• Оперативність. Фінансовий облік надає оперативну інформацію про фінансові рухи компанії, дозволяючи підприємцям швидко реагувати на зміни в бізнес-середовищі. Це дозволяє їм адаптувати стратегії, збільшувати ефективність та зменшувати ризики.

Як Керуй допомагає з фінансовим обліком

Керуй — це сервіс, який орієнтується на потреби підприємців в управлінні бізнесу. Користувачі можуть налаштувати систему відповідно до їх потреб і контролювати фінансові потоки підприємства в одному місці. Це допомагає поліпшити рівень організації та підвищить ефективність ведення обліку фінансів.

Розберемо основні особливості Керуй для ведення обліку фінансів докладніше.

Створення унікальної системи обліку

Керуй дає можливість створити та налаштувати унікальну систему звіту під себе. Завдяки цьому користувачі можуть керувати фінансами бізнесу в одному місці: налаштовувати рахунки для юридичних осіб, додавати категорії вхідних і вихідних платежів, відстежувати розтрати та синхронізувати банківські операції.

Для проведення фінансових операцій і переказу грошей Керуй підтримує інтеграцію з найбільшими банками України —  ПриватБанком і Монобанком.

Спрощення рутинних завдань

Керуй полегшує і прискорює ведення рутинних завдань з організацією та підрахунком усіх фінансових процесів компанії. Користувачі можуть додати юридичні особи, контрагентів, види банківських переказів та вартість кожної операції. Додатково до кожного звіту можна вказати вид діяльності, зазначити на якому етапі перебуває робота і додати додаткову інформацію у вигляді коментаря.

Це допомагає підприємцям зосередитися на стратегічних завданнях, покращуючи ефективність роботи та знижуючи часові витрати на адміністративні процеси.

Повний аналіз фінансових даних

Керуй допомагає вам проводити глибокий аналіз фінансових даних за допомогою різноманітних інструментів і звітів. Користувачі можуть відстежувати ключові показники ефективності: прибуток, витрати, оборотність активів, оплати постачальникам і покупцям, передплати та післяоплати. Все це можна фільтрувати по датах та категоріях.

Такий підхід дозволяє підприємствам мати повний контроль над фінансовими процесами, вчасно реагувати на зміни та приймати обґрунтовані рішення для подальшого розвитку бізнесу.

Нарахування зарплат і компенсацій

Можливості Керуй дозволяють налаштовувати різні види компенсацій, додаткові витрати та доходи для бізнесу, співробітників і клієнтів: бонуси, премії, відпустки, невраховані витрати та багато іншого. Кожній фінансовій операції можна присвоїти категорію, контрагента, співробітника, вид роботи та етап, на якому він зараз перебуває.

Всі забрані дані інтегруються з іншими суміжними звітами, тож підприємці завжди розумітимуть і контролюватимуть фінансовий стан компанії.

Як організувати та вести облік фінансів в Керуй

Знайомство з незнайомою програмою — це складно, незрозуміло та займає багато часу. Особливо, коли справа стосується обліку фінансів та оптимізації фінансового стану компанії.

Зазвичай ми обговорюємо з клієнтами їхні потреби та допомагаємо налаштувати Керуй індивідуально під кожного. Але не у всіх підприємців є час на дзвінки та обговорення, тому ми склали покрокову інструкцію щодо самостійного та базового налаштування обліку фінансів.

Якщо у вас залишаться питання щодо налаштування Керуй — зв'яжіться з нами за номером +38(093)953-93-79 або залиште заявку на сайті.

Крок 1. Налаштуйте список юридичних осіб

Перший етап при організації обліку фінансів — додавання юридичних осіб. Це потрібно для того, щоб Керуй міг використовувати цю інформацію для складання майбутніх звітів, а підприємець — для прив'язки юридичних осіб до фінансових операцій. 

Щоб додати нові юридичні особи, перейдіть у «Налаштування — Облік» і виберіть пункт «Юридичні особи». Для вас відкриється нове спливне вікно, де потрібно вказати назву компанії. Додатково можна додати ЄДРПОУ, ім'я директора та юридичну адресу.

Після заповнення потрібних полів — натисніть «Зберегти». Тепер юридичну особу можна буде додати до витрат і прив'язувати до звітів.

Крок 2. Додайте банківські рахунки

Після прив'язки юридичних осіб наступне, що потрібно зробити — додати банківські рахунки. Це дасть змогу підприємцям проводити всі фінансові операції всередині сервісу, без використання додаткових програм.

Щоб додати нові рахунки, перейдіть у «Налаштування — Облік» і виберіть пункт «Рахунки». Для вас відкриється нове спливне вікно, де потрібно вказати назву компанії, юридичну особу, код IBAN і назву банку. Додатково можна залишити коментар, вибрати відповідального за звітність і вказати МФО.

Як і в попередньому пункті, після заповнення потрібних полів — натисніть «Зберегти». Після цього банківські рахунки будуть доступні для додавання у звіти та для надсилання/отримання платежів.

Крок 3. Налаштуйте категорії платежів

Після додавання банківських рахунків потрібно налаштувати додаткові таксономії. Це допоможе уникнути постійного внесення категорій проєктів, одиниць виміру, категорії звітів і податків та багато іншого. Достатньо налаштувати все один раз, а під час формування звіту або постановки завдань — вибирати вже готові значення.

Для додавання категорій платежів, перейдіть у «Налаштування» та оберіть пункт «Довідники». Після цього з'явиться список таксономій, кожну з яких можна налаштувати та додати нове значення.

Наприклад, якщо вам потрібно додати категорії податків — оберіть відповідний пункт, перейдіть всередину розділу і натисніть «Додати». Після внесення потрібних значень натисніть зберегти. Після налаштування ви зможете прив'язувати категорії податків і товарів до платежів і звітів.

Крок 4. Додайте контрагентів

Наступний етап налаштування обліку фінансів — додавання осіб або організацій, з якими ви вступаєте в контакт або укладаєте угоди у сфері бізнесу, торгівлі або будь-якого іншого виду діяльності. Це можуть бути клієнти, постачальники, партнери, учасники угод, організації, з якими ви співпрацюєте або проводите фінансові транзакції.

Для додавання клієнтів перейдіть у розділ «Контрагенти». На цій сторінці ви можете додавати організації, переглядати баланси контрагентів і робити групові зміни одразу для декількох компаній.

Натисніть «Додати», щоб створити нового контрагента. Для вас відкриється нове спливне вікно, де можна вказати назву та обрати категорії ділових відносин, відповідального менеджера та цінову категорію. За необхідності, є змога прив'язати контактні дані (номер, пошту, посаду) і зробити додаткові примітки у вигляді коментаря.

Крок 5. Додайте/імпортуйте товари або послуги

Наступний пункт під час налаштування обліку фінансів — налаштування номенклатури. Це систематизований список або каталог, який містить назви та описи пропонованої продукції або послуг.

У Керуй налаштування номенклатури включає: артикул, назву, одиниці виміру, бренд, категорії, валюти, налаштування базової та вхідної ціни та назва постачальника. Щоб додати товари або послуги, перейдіть у розділ «Номенклатура» і натисніть кнопку додати. У новому вікні внесіть усі потрібні дані та натисніть зберегти.

Якщо ви забули додати товарам характеристики або опис — Керуй підтримує функції групового редагування, коли ви можете правити кілька товарів/послуг одночасно.

Також ви можете додавати товари не вручну, а імпортувати їх за допомогою CVS файлу. Для цього перейдіть у розділ «Налаштування» і виберіть пункт «Імпорт». Після натискання на кнопку «Додати» система запропонує вам завантажити файл і вибрати його сутність — документ, номенклатура або контрагент.

Крок 6. Створіть перший фінансовий облік

Базове налаштування завершено, тому пропонуємо протестувати його працездатність. Для цього створимо облік про кошти, що надходять на рахунок компанії. Для цього перейдіть у розділ «Облік» і виберіть пункт «Прихід грошей».

На цій сторінці користувачі можуть додати інформацію про надходження коштів і вказати: юридичну особу, суму, контрагента, категорію, банківський рахунок та зазначити на якому етапі перебуває робота.

В Керуй можна вести облік для підприємства та враховувати безліч чинників: надходження грошей, коригування коштів, витрати, нарахування дивідендів, надходження товарів або послуг, повернення від покупців і багато іншого.

Фінансовий облік — це важливий аспект для успішного розвитку бізнесу. Керуй допомагає  автоматизувати та оптимізувати ваш фінансовий облік, що може призвести до підвищення ефективності, точності, прозорості та прийняття кращих рішень.
Спробуйте наш безплатний пробний період, заповнивши форму нижче.