Як подолати сумніви та розпочати ефективно делегувати завдання

Часто керівники підприємств ловлять себе на думці, що завдань забагато, нічого не виходить закрити вчасно і добре б частину роботи передати комусь. Але водночас з'являється сумнів «Інші люди зроблять погано, все зіпсують, тому краще я зроблю все сам».

У всіх людей є енергетичний ресурс, який ми використовуємо для виконання різних завдань, необов'язково робочих. Ресурс цей дуже обмежений, тому скільки б справ не виконувала одна людина — встигнути все неможливо. Кожна людина втомлюється і вигорає. Один із найкращих способів виконувати більше роботи — навчитися делегувати, тобто доручати частину своїх завдань іншим людям.

У цій статті ми пояснимо чому керівники сумніваються і не делегують роботу. Покроково пояснимо як впоратися з сумнівами та почати розподіляти завдання між співробітниками компанії. Ми розповімо як ви можете зробити це прямо зараз на прикладі нашої команди в Керуй.

Чому керівники сумніваються та не делегують завдання

Делегування — одна з найважливіших навичок для керівника, але для багатьох людей це стає справжнім головним болем. Насамперед через недовіру до співробітників і страх невдачі. Існує дві основні помилки, через які керівники не хочуть передавати завдання іншим людям. Розберемо кожну з них.

Керівники думають, що впораються краще

І це дійсно може бути так. Що більше людина залучена в роботу компанії та розвиток бізнесу, то вище вона його цінує. Здається, що саме ти, як власник бізнесу, робиш роботу ідеально, а віддати комусь свої складні завдання просто страшно і важко. Що якщо вони не впораються? І керівник справді може мати рацію — співробітники та колеги можуть зробити все не ідеально і впоратися з роботою гірше.

Варто розуміти, що час людини, яка працює, сильно обмежений. Часто роботи буває так багато, а вільного часу на завдання так мало, що краще зробити хоч щось, ніж не робити взагалі. Керівник завжди може проконтролювати результат і доопрацювати його — це набагато простіше, ніж працювати над завданням втомленим і вигорілим, коли протерміновані всі дедлайни. Команда має довіряти керівнику, а керівник — команді.

Керівники думають, що на делегування потрібно більше часу та ресурсів

Власникам бізнесу та керівництву може здаватися, що навчити когось працювати складніше, ніж просто зробити завдання самому. І якщо першого разу це може бути саме так, то при зростанні бізнесу і збільшенні роботи самому справлятися стане складно, якщо взагалі можливо. І тоді потрібно буде навчати співробітників і передавати їм роботу.

Припустимо, що у керівника є завдання, на виконання якого потрібна година. Це повторювана робота, тому її потрібно робити щотижня. Керівник вже чудово розуміє, як її робити, бо займається цим уже тривалий час. Значить, в нього вистачить компетенції для навчання іншої людини. Припустимо, це займе 4 години. Досить витратити кілька тижнів на навчання і витрачений час почне окупатися. Тільки уявіть, що щопонеділка у вас з'являється додаткова година вільного часу, яку можна витратити на важливіші для бізнесу речі.

Делегування звільняє вас, як керівника, від рутинної роботи та допомагає знайти краще застосування своєму часу і навичкам. До того ж ви допоможете розвиватися своїм колегам і через деякий час зможете передавати їм складнішу роботу.

Коли краще делегувати роботу

Керівнику може здаватися, що побороти страх перед делегуванням просто — почни давати співробітникам усі прості завдання і залиш собі тільки складні. Але це не завжди доречно, а співробітники без належної підготовки просто не зможуть виконувати роботу якісно. При цьому не всі завдання підходять для делегування.

Пропонуємо розібратися яку роботу можна делегувати. Якщо завдання підходить під один з описів у списку — завдання можна передавати колегам:

• Рутинне завдання, для якого не потрібні складні навички. Якщо у керівника є можливість делегувати прості завдання — краще це зробити. Це допоможе звільнити час, який можна витратити на більш корисні речі.
• Завдання може прокачати навички іншої людини. Багато керівників не делегують роботу через страх, що співробітник із нею не впорається або просто зробить усе погано. Але важливо розуміти: якщо це завдання допоможе вирости співробітнику як фахівцю, то його краще передати. Кінцевий результат у перші рази можна поправити самому і пояснити людині, що вона робить не так.
• Завдання, що повторюється. Делегуючи такі завдання, керівник звільняє свій час під інші справи не тільки зараз, а й у майбутньому. Потрібно витратити трохи сил на навчання і контроль у перші тижні, але пізніше у вас вивільниться час для більш важливих справ.
• Велике завдання, яке забирає багато часу. Великі та важливі завдання не вийде делегувати одразу — їх краще розділити на кілька менших і розділити між учасниками команди.

Пам'ятайте, що час керівника коштує надто дорого, щоб витрачати його на контроль і виконання всіх можливих завдань. Найкращий варіант — почати делегувати роботу.

Як делегувати роботу: покрокова інструкція

Негативний досвід у будь-якій справі може надовго відбити бажання нею займатися. Це стосується і роботи, особливо делегування. Керівник доручає співробітнику просте завдання, а він не справляється і виконує його погано та зриває терміни. В такі моменти керівник просто думає: «Краще б сам зробив». Це відбиває бажання передавати завдання іншим людям і вводить в оману керівників, які тепер роблять всю роботу самі.

Команда Керуй склала покрокову інструкцію, яка допоможе уникнути негативного досвіду при делегуванні завдань та правильно розподіляти роботу.

Крок 1. Визначте завдання й результат та опишіть процес роботи

Головне завдання делегування — аутсорсинг завдань, які виходять за рамки досвіду і часових обмежень керівника. Перш ніж передавати роботу іншому виконавцю, потрібно чітко зрозуміти, що собою являє це завдання і який результат у підсумку потрібно отримати. Без цієї інформації ніхто не здатний зробити завдання правильно, навіть керівник.

Радимо при створенні завдання розписати та пояснити, що конкретно потрібно зробити і який має бути результат. Важливо ставитися з розумінням до того, що співробітник може не відразу зрозуміти як виконувати завдання. Навіть якщо воно здається вам дуже простим. Для прикладу ми склали завдання співробітнику зі складання рахунків для постійних клієнтів.

Приклад добре створеного завдання в Керуй

Завдання створювалось з урахуванням того, що людина робить це вперше і не зовсім розуміє, що і як потрібно робити. Тому ми дали зрозумілу назву, поставили дедлайни та призначили винагороду за виконання завдання. В описі ми вказали всі потрібні деталі: що робити, навіщо це потрібно і як домогтися результату. При цьому варто написати, що співробітник завжди може звернутися до когось по допомогу. Це важливо, якщо він заплутається і не зрозуміє як щось робити. Завжди краще допомогти із завданням відразу і зробити все добре, ніж потім повністю переробляти з нуля.

Крок 2. Знайдіть, кому можна делегувати завдання

Ви поставили завдання та описали що і як робити. Тепер потрібно знайти того, хто цю роботу зробить.

Спочатку пропонуємо визначити, хто зі співробітників зараз вільний і може взяти цю роботу. Наприклад, у Керуй достатньо перейти на сторінку «Завдання» та вибрати розділ «В роботі», щоб подивитися хто і чим зараз займається. Тут можна побачити початок роботи, дедлайни та виконавця для всіх завдань компанії.

Сторінка з усіма завданнями компанії 

Тепер залишається вибрати того, хто може впоратися з роботою. Завдання можна віддати більш досвідченому співробітнику, який уже виконував його раніше. Але головна користь делегування — потенційне прокачування навичок працівників. Тому радимо віддавати прості та не термінові завдання колегам, які ними ще не займалися. Це допоможе навчити співробітника чомусь новому і в майбутньому, при великому робочому завантаженні, у вас буде більше варіантів, кому можна дати подібні завдання в роботу.

Крок 3. Давайте зворотний зв'язок

Коли виконавця обрано, завдання описано і поставлено — дайте співробітнику час на аналіз і початок роботи. Не варто питати щогодини, як рухається робота над завданням. Він має відчувати довіру з боку керівника і певну свободу дій.

Замість тотального контролю та мікроменеджменту радимо виділити час для зустрічей, на яких ви контролюватимете проміжні результати та допомагатимете виконавцю, якщо в цьому буде потреба. Запитайте коли працівник буде вільний і зможе зустрітись чи приєднатись до онлайн дзвінку.

Запам'ятовувати кожну зустріч чи онлайн-дзвінки для керівника може бути важко. Щодня їх буває десятки та всі на різні теми. Тому в Керуй можна створити окреме завдання для зустрічі або дзвінка. Після додати туди учасників і вказати дату початку та кінця.

Вибір перед створенням задачі

Створена зустріч або дзвінок з'явиться у всіх учасників, яких ви додали. Вони побачать дату початку або кінця, завдяки чому зрозуміють скільки часу це може зайняти. На додачу до цього, можна додати час нагадування, і всі учасники дзвінка або зустрічі отримають сповіщення всередині Керуй або в мобільному застосунку, якщо він у них встановлений.

Наприклад, для дзвінка щодо складання звітів ми поставили дату старту 26 червня о 13:00. Дзвінок при цьому закінчиться приблизно о 15:00. Також ми налаштували, що всі учасники отримають повідомлення про цю зустріч того ж дня, але вранці — о 9 ранку, коли починається робочий день. Тож вони встигнуть до нього підготуватися.

Крок 4. Оцініть результат і зробіть висновки

Коли завдання завершене і є результат, разом із працівником оцініть, що вийшло і не вийшло в роботі над завданням. Зафіксуйте, що потрібно буде виправити, щоб у наступних подібних завданнях не було проблем.

Ефективне делегування завдань допомагає керівникам звільнити час для важливих справ і підвищити продуктивність команди, хоча часто супроводжується сумнівами і страхом, що співробітники не впораються. Використовуючи Керуй, можна легко визначати завдання, вибирати виконавців, надавати зворотний зв'язок і оцінювати результати. Це дасть змогу подолати страхи, розвивати навички співробітників і поліпшити роботу всього колективу.

Заповніть форму нижче, а ми зв'яжемося з вами та проведемо відеодзвінок, де вислухаємо проблеми вашого бізнесу та розберемося як їх можна вирішити за допомогою Керуй.