Як правильно налагодити систему управління складом і запасами в Керуй™
12 листопада 2025 р.
Управління складом - це не просто зберігання товарів. Це стратегічна частина бізнесу, яка впливає на витрати, логістику, швидкість виконання замовлень. Якщо неправильно налаштувати облік запасів, можуть бути надлишки або, навпаки, дефіцит товарів. У Керуй ви маєте інструменти, щоб все це контролювати просто, ефективно й прозоро.
Ось простий покроковий план, як налаштувати склад та запаси в Керуй™
1. Визначте структуру складів
У налаштуваннях вашого простору Керуй створіть окремі склади та локації (наприклад: "Головний склад", "Склад у філії", "Резервний склад"), щоб чітко розділити місця зберігання.
Це допоможе контролювати, звідки відбуваються списання, переміщення чи оприбуткування товарів.
Приклад: у вас є два склади: "Головний склад" і локація "Склад філії - Львів". Коли надходить товар, ви вибираєте, на який склад оприбуткувати, а під час видачі - звідки списати.
2. Додайте товари/номенклатуру
Додайте всі товари як позиції номенклатури. У кожної позиції мають бути артикул, назва, одиниця виміру, категорія.
В налаштуваннях вашого простору Керуй додайте потрібні категорії для номенклатури (в розділі "Довідники"), щоб зручно групувати та фільтрувати запаси.
Приклад: у вас є три типи товарів - "Кабелі", "Роз’єми", "Блоки живлення". У кожному товарі вкажіть групу, щоб потім легко створювати звіти та сортувати товар.
3. Оприбуткування надходжень
Створюйте прибуткові накладні - "Надходження товарів та послуг", коли отримуєте товар від постачальників.
Вибирайте, на який склад "оприбуткувати" позиції - це фіксує залишки.
Приклад: постачальник прислав 1000 метрів кабелю. Ви створюєте документ "Надходження товарів та послуг", зазначаєте, що все йде на "Головний склад", обираєте потрібну позицію в "Підборі номенклатури". Після зміни статусу документа на "Виконано" баланс товару на цьому складі збільшиться.
4. Переміщення між складами
Якщо ви маєте кілька складів, в Керуй можна створювати документи переміщення між ними.
Це важливо, щоб не виводити зайві залишки на один склад або не залишати дефіцит на іншому.
Приклад: вам потрібно перевезти 300 метрів кабелю з "Головного складу" на "Склад філії - Львів". Ви створюєте документ "Переміщення товарів", у формі про створення документа зазначаєте "зі складу → на склад", у створений документ додаєте потрібну позицію, та кількість і змінюєте статус. Залишки коригуються автоматично.
5. Списання товарів
Для товарів, які пошкоджені або більше не придатні для продажу, створюйте документ "Списання залишків".
Приклад: 10 одиниць конекторів були пошкоджені під час перевезення. Створюєте документ "Списання залишків", у формі обираєте склад з якого потрібно списати товар, додаєте потрібні одиниці товару в документ (За потреби, можете залишити нотатку, наприклад причина списання) - після зміни статусу документа товари вилучаються зі складу.
6. Інвентаризація
Періодично робіть інвентаризацію, щоб зіставити фактичні залишки зі складськими даними в Керуй.
Робіть звірку за складським звітом, а у разі розбіжностей, коригуйте дані
Приклад: При інвентаризації кабелю визначили, що фактична кількість на складі - 750 метрів, а в системі - 700. Створюєте документ "Внесення залишків", додаєте потрібну позицію, різницю (у нашому випадку 50 метрів) та змінюєте статус.
7. Аналітика та контроль запасів
Використовуйте звіти Керуй для аналізу залишків, рухів товару, найпопулярніших позицій.
Перевіряйте, які товари залежуються на складі занадто довго або, навпаки, швидко розкуповуються - це допоможе оптимізувати замовлення та закупівлі.
Приклад: за звітом ви бачите, що конектори продаються повільно, а блоки живлення - дуже швидко. На основі цього можна змінити стратегію: зменшити закупівлю конекторів і зробити акцент на блоках живлення, можливо додати ще якісь позиції.
8. Делегуйте права співробітникам
У Керуй налаштуйте ролі та права доступу: хто може фіксувати надходження товарів, хто - списання, хто - інвентаризацію.
Це забезпечить контроль та безпечну роботу зі складом, уникаючи випадкових або незаконних змін.
Приклад: ваш завідувач складу має право створювати надходження та переміщення товарів, бухгалтер - переглядати звіти та робити списання товарів, а складський працівник - тільки вносити фактичні залишки під час інвентаризації.
9. Регулярне навчання та перевірка
Проведіть коротке навчання для команди складу: як формувати документи, як робити інвентаризацію, куди вносити переміщення.
Раз на кілька місяців переглядайте процеси: чи є вузькі місця, чи все працює ефективно.
Приклад: після трьох місяців роботи в Керуй ви бачите, що процес складування йде гладко, але працівники часто забувають робити інвентаризацію - створюєте відповідне завдання, і слідкуєте за виконанням.
Налаштування управління складом і запасами в Керуй™ - це не складно, але дуже важливо. Структуруючи склади, правильно ведучи номенклатуру, використовуючи складські документи, а також аналізуючи дані, ви отримаєте повний контроль над запасами. Це допоможе зменшити витрати, уникнути дефіциту та зробити бізнес ефективнішим.