Звіт про рух грошових коштів і показник cash flow: формули, аналіз і контроль у реальному часі

Прибуток у звіті є, продажі ростуть, а наприкінці місяця виникає питання: де гроші і чи вистачить їх на зарплати, податки та оплату постачальникам? Причина часто не в збитковості бізнесу, а в тому, що прибуток і реальні грошові надходження формуються в різний час.

Cash flow показує фактичний рух грошей компанії, а звіт про рух грошових коштів допомагає побачити, звідки гроші надходять, куди вибувають і який залишок на певний момент.

Прибуток є, а грошей немає: чому бізнесу важливо бачити реальний рух грошей

Прибуток не означає, що така сама сума вже є на рахунку. Звіт про прибутки і збитки (P&L) формується за методом нарахування: дохід може бути визнаний, навіть якщо клієнт ще не заплатив. Кеш-флоу, навпаки, показує гроші тоді, коли вони фактично надійшли або були витрачені.

Наприклад, компанія з монтажу уклала договір на 1 000 000 грн. Клієнт сплачує 30% авансу, а решту - через 60 днів. Для P&L виконання договору може сформувати дохід і прибуток у поточному періоді, але на рахунок зараз надійде лише 300 000 грн. Решта 700 000 грн фактично залишається дебіторською заборгованістю до моменту оплати.

Уявімо, що собівартість і витрати за договором становлять 650 000 грн. У P&L компанія бачить потенційний фінансовий результат 350 000 грн прибутку. Але якщо в цьому ж місяці потрібно заплатити постачальникам, зарплату та інші витрати на 500 000 грн, а від клієнта надійшло лише 300 000 грн, рух грошей буде від'ємним.

Це і є ситуація, коли прибуток є, а грошей немає. Якщо на початку періоду на рахунку було 250 000 грн, після таких операцій залишиться лише 50 000 грн. Наступний великий платіж постачальнику може створити касовий розрив, хоча бізнес за P&L залишається прибутковим.

Тому керівнику потрібні обидва звіти. P&L відповідає на питання "чи заробляє бізнес?", а кеш-флоу - "чи є гроші для виконання зобов'язань зараз і найближчим часом?".

Що таке cash flow і звіт про рух грошових коштів

Кеш-флоу (Cash flow або укр. відповідник "грошовий потік") - це рух грошей компанії за певний період: усі фактичні надходження мінус усі фактичні вибуття. Такий підхід дозволяє побачити не лише результат діяльності, а й те, як змінюється залишок грошових коштів.

Управлінський рух грошей зручно розглядати за трьома напрямами: операційна, інвестиційна та фінансова діяльність. Операційна діяльність пов'язана з основним бізнесом, інвестиційна - з придбанням або продажем довгострокових активів, фінансова - із залученням і поверненням фінансування.

Показник cash flow

Показник cash flow відображає, наскільки змінився обсяг доступних грошей за обраний період. Рахувати його можна за день, тиждень, місяць, квартал або інший період - залежно від того, яке управлінське рішення потрібно ухвалити.

У найпростішому вигляді враховуються два типи операцій:

• надходження - оплати клієнтів, аванси, кредити, інші отримані кошти;

• вибуття - оплати постачальникам, зарплати, податки, оренда, закупівлі, інвестиції та інші виплати.

Різниця між ними формує чистий грошовий потік. Якщо додати його до залишку на початок періоду, отримаємо залишок грошових коштів на кінець.

Cash flow у звіті про рух грошових коштів

Тут важливо розділяти офіційний бухгалтерський звіт і управлінський кеш флоу. За НП(С)БО 1 форма №3 - це "Звіт про рух грошових коштів" за прямим методом, а форма №3-н - за непрямим методом. Обидві форми відображають рух коштів за операційною, інвестиційною та фінансовою діяльністю.

Для малого та мікропідприємства ситуація інша. НП(С)БО 25 передбачає скорочену фінансову звітність у складі балансу та звіту про фінансові результати, без окремої форми №3.

Це важлива відмінність для власника. Офіційний звіт потрібен для фінансової звітності, а управлінський кеш-флоу - для щоденних рішень. Чекати на річний звіт, щоб зрозуміти, чи вистачить грошей на виплати наступного тижня, немає практичного сенсу.

Саме управлінський звіт дає можливість бачити рух грошей за статтями, планувати майбутні виплати та заздалегідь помічати ризик нестачі коштів.

Cash flow формула: як розрахувати показник

Базовий кеш-флоу розраховується як різниця між усіма грошовими надходженнями та вибуттями за період. Але для повнішого аналізу використовують кілька формул: від простого NCF (чистий грошовий потік)  до операційного потоку за прямим і непрямим методом та вільного грошового потоку.

Візьмемо той самий приклад монтажної компанії. За місяць клієнти фактично сплатили 300 000 грн, операційні виплати становили 450 000 грн, а компанія придбала обладнання на 50 000 грн.

Net cash flow формула

Net cash flow (NCF) показує загальну зміну грошей за період.

Формула:

NCF = усі надходження - усі вибуття

У нашому прикладі:

300 000 - 450 000 - 50 000 = - 200 000 грн

Отже, за місяць компанія втратила 200 000 грн грошових коштів. Якщо на початку періоду на рахунку було 250 000 грн, на кінець залишиться 50 000 грн.

Від'ємний NCF сам по собі не означає проблему. Наприклад, бізнес може купити дороге обладнання перед сезоном і тимчасово отримати від'ємний потік. Важливо розуміти причину від'ємного результату та його вплив на майбутній залишок.

Операційний грошовий потік прямим методом

Прямий метод показує фактичні надходження та виплати, пов'язані з основною діяльністю.

Формула:

CFO = надходження від операційної діяльності - виплати за операційною діяльністю

У нашому прикладі:

300 000 - 450 000 = - 150 000 грн

Операційний cash flow від'ємний: основна діяльність за цей місяць забрала 150 000 грн більше, ніж принесла.

Далі окремо враховується інвестиційний потік:

CFI = - 50 000 грн

Якщо фінансових операцій не було:

NCF = CFO + CFI + CFF = - 150 000 - 50 000 + 0 = - 200 000 грн

Цей розподіл важливий для аналізу. Від'ємний загальний cash flow через купівлю обладнання - одна ситуація. Від'ємний операційний потік через те, що клієнти системно платять пізніше за постачальників - зовсім інша.

Cash flow формула по балансу (непрямий метод)

Непрямий метод починається не з фактичних платежів, а з прибутку та коригує його на операції, які впливають на гроші не так, як відображено у фінансовому результаті.

Для спрощеного прикладу припустимо, що прибуток до оподаткування становить 350 000 грн, амортизація - 50 000 грн, дебіторська заборгованість зросла на 700 000 грн, запаси - на 100 000 грн, а кредиторська заборгованість зросла на 250 000 грн.

Розрахунок:

CFO = прибуток + негрошові витрати - приріст дебіторської заборгованості - приріст запасів + приріст кредиторської заборгованості

350 000 + 50 000 - 700 000 - 100 000 + 250 000 = - 150 000 грн

Результат збігається з операційним cash flow, розрахованим прямим методом.

Головна користь непрямого методу - він допомагає зрозуміти, чому прибуток не перетворюється на гроші. У нашому прикладі головний фактор - зростання дебіторської заборгованості: компанія вже має дохід, але 700 000 грн від клієнта ще не отримала.

Вільний грошовий потік (free cash flow)

Free cash flow (FCF) показує, скільки грошей залишається після операційної діяльності та необхідних капітальних інвестицій.

Спрощена формула:

FCF = операційний cash flow - капітальні витрати (CapEx)

У прикладі:

- 150 000 - 50 000 = - 200 000 грн

FCF особливо корисний, коли бізнес активно інвестує в обладнання, транспорт, приміщення або інші довгострокові активи. Він показує, скільки коштів залишається після підтримки та розвитку операційної діяльності.

Аналіз руху грошових коштів (cash flow аналіз)

Cash flow аналіз потрібен не для того, щоб просто побачити плюс або мінус. Його завдання - показати, звідки приходять гроші, на що вони витрачаються, наскільки стабільний операційний потік і чи вистачить коштів для майбутніх платежів.

Для власника важливо дивитися не лише на підсумок за місяць. Від'ємний показник через велику разову інвестицію може бути нормальним, тоді як позитивний результат за рахунок кредиту не означає, що бізнес генерує достатньо грошей самостійно.

5 показників для щотижневого контролю

1. Залишок грошових коштів
Скільки грошей доступно на рахунках і в касі зараз. Цю цифру потрібно порівнювати не лише з учорашнім або минуломісячним залишком, а й із сумою майбутніх обов'язкових платежів.

2. Чистий cash flow за тиждень
Показує, збільшується чи зменшується обсяг доступних коштів. Важливіша не одна цифра, а динаміка за кілька тижнів.

3. Операційний грошовий потік
Дає відповідь на питання, чи генерує основна діяльність гроші. Якщо бізнес постійно має від'ємний операційний потік, це привід шукати причину в цінах, витратах, строках оплат або дебіторській заборгованості.

4. Дебіторська заборгованість і прострочені платежі
Продаж, за який клієнт ще не заплатив, не допоможе оплатити рахунок постачальника сьогодні. Тому важливо бачити не лише загальну суму дебіторки, а й коли очікується кожна оплата.

5. Запас грошей у днях
Показує, на скільки днів вистачить поточного залишку за заданого рівня обов'язкових витрат. Це допомагає побачити ризик касового розриву ще до того, як на рахунку виникне нуль.

Тривожні сигнали у звіті про рух грошових коштів

Є кілька ситуацій, які варто перевіряти регулярно:

• прибуток стабільно позитивний, а операційний cash flow - від'ємний;

• дебіторська заборгованість зростає швидше, ніж надходження від клієнтів;

• грошей вистачає лише до найближчого великого платежу;

• бізнес постійно закриває операційні витрати кредитами або позиками;

• позитивний NCF формується переважно за рахунок фінансування, а не основної діяльності;

• планові надходження регулярно переносяться на пізніші дати.

Окремо варто звертати увагу на якість прибутку. Якщо компанія звітує про 350 000 грн прибутку, але операційний грошовий потік становить – 150 000 грн, це не означає автоматично, що бізнес збитковий. Але така різниця потребує пояснення - наприклад, через відстрочені платежі клієнтів, запаси або інші зміни оборотного капіталу.

Управління грошовими потоками підприємства: 6 кроків

Управління грошовими потоками починається з регулярного прогнозу, а не з перевірки рахунку в день платежу. Оптимальний підхід для малого та середнього бізнесу - щотижня оновлювати фактичний кеш флоу і прогноз на найближчі 2-4 тижні.

Зручно побудувати процес у шість кроків:

1. Зібрати всі надходження і виплати
   Врахувати не лише банківські платежі, а й касу, очікувані оплати клієнтів, майбутні закупівлі, зарплати, податки та інші зобов'язання.

2. Розподілити операції за статтями
   Наприклад: продажі, закупівлі, зарплата, податки, оренда, обладнання, кредити. Так стає зрозуміло, які напрямки формують або забирають гроші.

3. Скласти прогноз на 2-4 тижні
   Для кожного надходження та платежу важлива не лише сума, а й дата. Саме тут працює платіжний календар.

4. Порівнювати план і факт
   Якщо клієнт мав заплатити 200 000 грн у понеділок, але оплатив лише 100 000 грн у п'ятницю, різниця має потрапити в план-факт аналіз.

5. Працювати з причинами відхилень.
   Якщо регулярно затримуються оплати клієнтів - переглянути умови договорів, авансів або процес роботи з дебіторською заборгованістю. Якщо перевищуються закупівлі - перевірити запаси та планування.

6. Встановити мінімальний залишок.
   Бізнесу потрібен власний поріг безпеки - сума, нижче якої небажано опускатися. Це не гарантує відсутності касових розривів, але дає керівнику конкретний сигнал для дії.

Такий підхід переводить управління грошима з режиму "чи вистачить нам до кінця місяця?" у режим прогнозування: які платежі очікуються, де виникає дефіцит і яке рішення потрібно ухвалити зараз.

Як відстежувати рух грошей компанії в реальному часі в Керуй

Для щоденного управління недостатньо раз на місяць зводити дані в Excel. Інформація про надходження, виплати, документи та зобов'язання має бути пов'язана між собою, щоб власник міг бачити поточний стан і прогноз без ручного збирання даних.

У Керуй ви бачите повну картину руху грошей у бізнесі: звідки надходять кошти, на що вони витрачаються та які платежі заплановані. Фінансові документи є основним інструментом, що допомагає структурувати надходження й виплати. На основі цих даних можна аналізувати доходи та витрати, планувати платежі та завчасно оцінювати, чи вистачить коштів на поточні потреби бізнесу.

Це дає змогу перейти від ручного зведення таблиць до єдиного управлінського обліку: що вже оплачено, які гроші мають надійти, які платежі заплановані та який залишок формується після них.

Щоб відстежити не лише поточний залишок, а й майбутню фінансову ситуацію, у Керуй є платіжний календар. У ньому можна бачити заплановані надходження та витрати й оцінювати, як вони вплинуть на доступні кошти. 

Це допомагає завчасно помітити можливий касовий розрив, узгодити строки оплат із клієнтами або переглянути черговість витрат. У результаті керівник може планувати платежі з урахуванням очікуваних надходжень, а не лише реагувати на поточний баланс.

Звіти в реальному часі замість ручного зведення даних

Коли продажі, документи, фінансові операції та платежі ведуться в одному середовищі, не потрібно наприкінці тижня збирати дані з кількох таблиць і перевіряти їх вручну. Звіти в Керуй оновлюються на основі внесених операцій, тому керівник бачить поточну картину та може швидше реагувати на зміни.

Це особливо важливо, коли рішення потрібно прийняти сьогодні: чи можна робити нову закупівлю, чи вистачить коштів на найближчі виплати, чи варто прискорити оплату від клієнта.

План-факт та економіка проєктів

Для компаній, які працюють за проєктами, загального кеш-флоу недостатньо. Важливо розуміти, скільки коштів приносить конкретний проєкт, які витрати вже понесені, яке співвідношення плану і факту та який фінансовий результат формується.

У Керуй економіка проєкту допомагає пов'язати фінансові показники з конкретною роботою. Це особливо корисно для монтажу, сервісу, ремонту та інших компаній, де один великий контракт може тривати кілька місяців і мати багато пов'язаних витрат.

У результаті Керуй допомагає бачити поточні результати, порівнювати їх із планом, оцінювати економіку проєктів і вчасно реагувати на зміни.

Керівнику не потрібно чекати завершення місяця, щоб побачити проблему. Якщо очікуване надходження переноситься, зростає дебіторська заборгованість або попереду великий платіж, інформація стає підставою для рішення ще до виникнення касового розриву.

Спробуйте Керуй 14 днів безкоштовно щоб оцінити, як організувати управлінський cash flow у вашій компанії.

Висновок: 3 тези і дія на цей тиждень

Прибуток і гроші - не одне й те саме

P&L показує фінансовий результат, а cash flow - фактичний рух коштів. Компанія може бути прибутковою і водночас мати проблеми з оплатою поточних зобов'язань.

Cash flow потрібно не лише рахувати, а й аналізувати

Важливо дивитися на операційний потік, дебіторську заборгованість, майбутні платежі, залишок коштів і причини відхилень. Саме така деталізація допомагає побачити ризик касового розриву заздалегідь.

Управління грошима має бути регулярним

Щотижневий cash flow аналіз, платіжний календар і прогноз на 2–4 тижні дають власнику більше інформації для рішень, ніж перевірка залишку на рахунку в день платежу.

Що зробити цього тижня: зберіть усі очікувані надходження та виплати на найближчі 4 тижні, розподіліть їх за статтями й визначте мінімальний залишок, нижче якого компанія не повинна опускатися. Уже цього достатньо, щоб побачити майбутній касовий розрив до того, як він стане проблемою.