Як подолати сумніви та розпочати ефективно делегувати завдання
8 квітня 2022 р.
Керівники часто зіштовхуються з проблемою: завдань надто багато, дедлайни "горять", а часу катастрофічно не вистачає. У таких випадках постає питання: чи не краще частину роботи передати колегам? І водночас виникає сумнів - "Вони зроблять неякісно, усе зіпсують, тому краще я зроблю сам". Але такий підхід швидко веде до перевантаження і вигорання. Найефективніший спосіб розвантажити себе та підвищити продуктивність команди - делегування.
Чому керівники сумніваються та не делегують завдання
Багато хто переконаний: "Ніхто не зробить так добре, як я". Частково це правда, але час керівника занадто цінний, щоб витрачати його на дрібниці. Краще витратити кілька годин на пояснення та контроль результату, ніж постійно брати все на себе. Такий підхід звільняє простір для стратегічних рішень і розвитку бізнесу. Краще проконтролювати та підправити результат, ніж вигоріти через надмірне навантаження.
Які завдання варто делегувати
Не всі справи доцільно передавати іншим людям. Проте є категорії завдань, які ефективніше виконуватиме команда, а не керівник.
Рутинні та технічні завдання
Це завдання, які не потребують унікальної експертизи керівника: оформлення документів, підготовка рахунків, внесення даних у систему, пошук інформації тощо. Вони забирають час, але не створюють доданої цінності на рівні розвитку бізнесу.
Завдання для розвитку співробітників
Є роботи, які можуть бути складними для новачка, але допоможуть йому прокачати навички - презентації, комунікація з клієнтами, складання звітів. Це допоможе команді рости та поступово брати більше відповідальності.
Повторювані завдання
Це робота, яка виконується постійно: щотижня, щомісяця чи щокварталу - звіти, графіки тощо. Один раз навчивши працівника, ви постійно заощаджуєте час.
Великі та комплексні завдання
Коли перед керівником стоїть об’ємна робота, доцільно розділити її на менші частини й передати різним учасникам команди. У результаті завдання буде виконане швидше і якісніше, а керівник уникне перевантаження.
Завдання з невисоким рівнем ризику
Якщо навіть у випадку помилки не буде значних наслідків для бізнесу. Натомість співробітники отримають безцінний досвід.
4 кроки для ефективного делегування роботи
Негативний досвід може надовго відбити бажання делегувати. Часто трапляється так: керівник доручає просте завдання, а співробітник не справляється, зриває терміни - і виникає думка: "Краще зроблю сам".
Команда Керуй склала покрокову інструкцію, яка допоможе правильно розподіляти роботу та отримувати якісний результат.
Крок 1. Визначте завдання і результат
Опишіть, що саме потрібно зробити, який має бути кінцевий результат і до якого терміну. Додайте всі необхідні інструкції та залиште можливість звернутися по допомогу. Керуй дає можливість створювати окремі завдання для таких випадків і додавати туди учасників-виконавців.
Крок 2. Оберіть виконавця
Зважайте на завантаженість співробітників і рівень їхніх навичок. Прості завдання краще віддавати тим, хто ще тільки набирається досвіду - це допоможе розвивати команду.
Крок 3. Дайте зворотний зв’язок
Делегування не означає тотальний контроль. Замість постійних перевірок встановіть проміжні точки контролю - повідомлення в комунікації до завдання, зустрічі чи онлайн-дзвінки.
Крок 4. Оцініть результат
Разом із виконавцем розберіть, що вдалося добре, а що потрібно вдосконалити. Це допоможе уникнути помилок у майбутньому й підвищить ефективність усієї команди.
Делегування - це не втрата контролю, а можливість зробити команду сильнішою, а керівника - продуктивнішим.