Після прочитання цієї статті ви отримаєте відповіді на такі питання:

• Що таке пропозиція і для чого вона потрібна у Керуй?

• Де і як створити пропозицію?

• Як працювати із пропозицією в проєктах?

• Як створити завдання в пропозиції?

• Як надіслати пропозицію замовнику?

• Як створити документ на підставі пропозиції?

Що таке пропозиція

Пропозиція - це частина проєкту, де фіксується вартість матеріалів і робіт, які пропонуються клієнту або закладаються для реалізації задач. Це може бути як початковий кошторис, так і розширена комерційна пропозиція

Для чого потрібна пропозиція у Керуй

1. Формування чіткої вартості проєкту - додаються розділи (наприклад, "Роботи" та "Матеріали") з конкретними сумами. Це дає чітке бачення бюджету. У випадку визначеного бюджету можна підготувати декілька пропозицій (наприклад, дорожчий і бюджетний варіанти)

2. Пропозицію можна надіслати клієнту до підписання договору чи початку робіт та узгодити всі питання заздалегідь

3. Команда бачить погоджену вартість у разі зміни цін, зможе легко порівняти з початковими домовленостями

4. Пропозицію можна конвертувати у документи - рахунок на оплату, продаж або надходження товарів та послуг тощо

5. Пропозиція - основа для порівняння з фактичними витратами та аналізу прибутковості

Де і як створити пропозицію

Розділ "Пропозиції" розташований у головному меню зліва. Тут ви бачите всі пропозиції, які були створені

Даний розділ є навігаційним: при переході на обрану пропозицію вас перенесе на "Проєкт", до якого її віднесено. Пропозицію у Керуй не можна створити як окремий документ - вона формується тільки всередині проєкту

Пропозиція в проєкті

Щоб створити пропозицію, слід перейти у вкладку "Пропозиція", що знаходиться на верхній панелі інструментів, та натиснути "Додати". Ви не обмежені у кількості створених пропозицій усередині проєкту

У новоствореній формі потрібно вказати назву пропозиції в полі "Пропозиція" (наприклад, "Пропозиція №3")

Після цього слід натиснути на символ "V" та додати "+Розділ"

Розділ - це основна складова частина пропозиції. Розділи можуть поділятися за типом номенклатури (наприклад, робота, матеріали, оренда інвентарю тощо). Ви можете самостійно створити назву розділу або обрати із запропонованих

Створений розділ наповніть відповідною номенклатурою натиснувши на символ "+"

Обравши потрібну номенклатуру, вкажіть її кількість та, за потреби, додайте знижку

Завдання в пропозиції

Ви можете створювати завдання всередині пропозиції для своїх працівників. Наприклад, замовити певний товар чи виконати підготовчі дії, такі як підготовка документації.

Для того щоб додати завдання у пропозиції, потрібно натиснути символ "+" біля конкретної одиниці номенклатури або в кінці розділу, яку потрібно виконати або замовити

Після цього відкриється форма для створення завдання. Якщо до номенклатури додано завдання, в полі "Завдання" з’явиться символ "V". Якщо навести на нього курсор миші, відкриється віконце з коротким описом завдання

Як надіслати пропозицію замовнику

Після додавання розділів стане доступною функція "Друк"

Ця функція сформує документ, який можна видрукувати або поділитися посиланням на нього. Ви можете встановити термін доступу до посилання. Важливою перевагою є те, що посилання працює в режимі реального часу - усі внесені зміни одразу відображаються у пропозиції отримувача

Як створити документи на підставі пропозиції

Для створення документа на підставі пропозиції слід натиснути кнопку "Конвертувати" та обрати потрібний тип документа

Усі документи, сформовані на основі пропозиції, відображатимуться у полі "Конверсія"

За потреби, ви можете зафіксувати передплату від клієнта та додати нотатки до пропозиції

Якщо створено кілька пропозицій і ви бажаєте включити в проєкт лише одну, натисніть на символ "…" поруч із сумою пропозиції та виберіть опцію "Включити в бюджет".

В аналогічний спосіб ви можете "Виключити з бюджету" неактуальну пропозицію

Вибрана пропозиція буде виділена зеленим кольором, а її сума відображатиме стан виконання бюджету

За необхідності ви можете "Прибрати" (видалити) пропозицію або "Клонувати" її