Після прочитання цієї статті ви отримаєте відповіді на такі питання:

• Що таке проєкт і для чого потрібен цей модуль у Керуй?

• Де та як створити проєкт?

• З яких елементів складається запис проєкту в Керуй?

• Як додати учасників-виконавців проєкту?

• Як переглянути аналітику за проєктом?

• Як видалити проєкт?

Що таке проєкт

Проєкт - це структурована одиниця роботи, що об'єднує завдання, документи, комунікації, фінанси й учасників навколо спільної мети, зазвичай пов’язаної з клієнтом або конкретною бізнес-операцією. Це центральний елемент управління в Керуй, який дає змогу

• Систематизувати типову бізнес-діяльність

• Контролювати хід виконання робіт

• Бачити повну картину в розрізі бюджету, клієнтів, виконавців і статусів

• Оперативно реагувати на затримки

Для чого потрібен модуль "Проєкти"

1. Централізація - усі пов’язані дії, завдання та документи зібрані в одному місці

2. Контроль процесу - відстеження статусів, етапів, прогресу виконання та відсотка готовності

3. Бюджетування - встановлення бюджетів і контроль витрат по кожному проєкту

4. Командна робота - розподіл завдань між виконавцями в межах одного проєкту

Де я можу створити проєкт

Розділ "Проєкти" розташований у головному меню зліва. Тут відображається загальна картина запланованих, активних і виконаних проєктів, а також стан їх виконання в розрізі етапів

Усі створені проєкти відображаються у формі таблиці на головній сторінці. Ви можете самостійно сформувати вигляд таблиці за допомогою фільтрів або перемкнутися на режим відображення за учасниками

Як створити новий проєкт

Щоб створити новий проєкт, натисніть кнопку "Створити", розташовану у верхньому лівому куті сторінки

Після цього відкриється форма для внесення даних, необхідних для створення проєкту

У формі вкажіть назву проєкту у довільному форматі (наприклад, "Монтаж вентиляційної системи - вул. Данила Галицького, 183"). Визначте вид проєкту (Внутрішній - усередині компанії, Зовнішній - за межами компанії), тип та пріоритетність

Якщо у вас є багато однотипних проєктів (з однаковим типом робіт чи завдань), ви можете створити шаблон на основі вже наявного проєкту та використовувати його під час створення нових

Під час імпорту даних із шаблону в новий проєкт переносяться етапи, завдання та користувацькі поля

З чого складається запис проєкту і як з ним працювати

Головна сторінка проєкту складається з набору вкладок, розташованих у верхньому меню, кожна з яких виконує окрему функцію, а також з функціональних кнопок у правій верхній частині сторінки

Основне

Головна сторінка проєкту відображає загальну інформацію, внесену під час його створення, а також властивості (користувацькі поля). Тут є можливість закріпити посилання, що належать до проєкту

Одним із ключових елементів цієї сторінки є "Етапи"

Етапи - це послідовні стадії виконання робіт, які проходить проєкт від початку до завершення. Вони допомагають контролювати хід реалізації, визначати поточний стан проєкту та своєчасно реагувати на затримки або проблеми

Ви можете обрати етапи із запропонованого переліку та "Додати" їх або налаштувати власні, відповідно потреб вашого бізнесу, перейшовши в пункт "Більше налаштувань етапів"

Як додати новий етап

Щоб додати новий етап, на сторінці налаштувань довідника "Етапи проєктів" натисніть кнопку "Додати"

Після цього, у відповідній формі, що відкриється:

1. Вкажіть назву етапу

2. Оберіть колір із запропонованого списку (назви кольорів подано англійською мовою)

3. Виберіть іконку, яка відображатиметься перед назвою (назви іконок також вказані англійською мовою)

Після заповнення форми натисніть "Зберегти". Новий етап з’явиться у загальному переліку.

Завдання

Завдання - це конкретна дія або операція, яка має бути виконана в межах певного проєкту для досягнення його цілей. Завдання деталізує процес роботи над проєктом, розподіляє відповідальність і допомагає структурувати виконання на логічні кроки

За допомогою даного функціоналу ви можете створити відповідні завдання усередині проєкту (натиснувши кнопку "Додати") та відстежувати процес їх виконання

Пропозиція

Пропозиція - документ, що містить вартість, обсяг та перелік робіт чи товарів, які компанія пропонує виконати або надати в межах конкретного проєкту

Інакше кажучи, пропозиція є основою для узгодження вартості та змісту робіт із клієнтом. Вона тісно пов’язана з бюджетом і плануванням проєкту, тому відіграє ключову роль ще до початку виконання завдань

Облік

Цей функціонал містить усі документи, що належать до проєкту. Тут можна "Створити" новий документ або переглянути ті, що вже були сформовані на його підставі

Мотивація

Важливий інструмент для розподілу винагороди за виконання завдань, які передбачають виплату нагороди

Якщо у завданні є декілька виконавців, за допомогою цього інструмента можна розділити винагороду між ними

Іконка зі значком "Терези" розподіляє суму порівну, або ви можете налаштувати автоматичний розподіл самостійно за допомогою наступного інструмента

Файлотека

Файлотека - розділ для зберігання, організації та перегляду всіх файлів, пов’язаних із конкретним проєктом. Це можуть бути документи, креслення, фотографії, технічні завдання, комерційні пропозиції, акти та інші важливі матеріали, що належать до проєкту

Комунікація

Комунікація - це повна історія внесених змін та обміну інформацією між учасниками проєкту. Це централізоване місце, де зберігаються повідомлення, нотатки, коментарі, нагадування записи про дзвінки, що стосуються конкретного проєкту

Властивості

Властивості - це користувацькі поля, тобто додаткові поля, які можна створити самостійно для збереження інформації, що не входить у стандартний набір даних

Це гнучкий інструмент для адаптації Керуй під ваші бізнес-процеси, щоб проєкт містив саме ті дані, які є важливими для вашої роботи

Деталі

Інструмент для внесення змін у загальну інформацію про проєкт. Тут можна відредагувати дані, змінити терміни виконання, додати нотатки та інші уточнення

Додавання учасників

Учасники - це працівники компанії, яким надано права доступ до певної інформації про проєкт. Тут ви можете визначати, хто саме братиме участь у роботі над проєктом. Користувач, який створив проєкт, автоматично стає його першим учасником

Коли до проєкту закріплено кількох учасників, у правій верхній частині сторінки відображаються їхні ініціали

Аналітика щодо проєктів

Функція "Звіти" дає змогу переглядати детальну аналітику грошових потоків у проєктах

Натиснувши на звіт, Керуй автоматично перенесе вас до модуля "Звіти", де ви зможете детально ознайомитися з інформацією щодо взаєморозрахунків і фінансів за обраним проєктом

Як видалити проєкт

Видалити проєкт неможливо. Якщо проєкт неактивний, призупинений або втратив актуальність, але важливо зберегти всі внесені дані та процеси, ви можете перенести його до "Архіву"