Проєкт - це структурована одиниця роботи, що об'єднує завдання, документи, комунікації, фінанси й учасників навколо спільної цілі, зазвичай пов’язаної з клієнтом або конкретною бізнес-операцією. Це центральний елемент управління в Керуй, який дозволяє

• Систематизувати типову бізнес-діяльність

• Контролювати хід виконання робіт

• Бачити повну картину в розрізі бюджету, клієнтів, виконавців і статусів

• Оперативно реагувати на затримки

Для чого потрібен модуль "Проєкти"

1. Централізація. Усі пов’язані дії, завдання та документи організовані в одному місці

2. Контроль процесу. Відстежуйте статуси, етапи, прогрес виконання та відсоток готовності

3. Бюджетування. Встановлюйте бюджети та контролюйте витрати по кожному проєкту

4. Командна робота. Розподіляйте завдання між виконавцями в рамках одного проєкту

Де я можу створити проєкт

Розділ "Проєкти" розташований у головному меню зліва. Тут ви бачите загальну картину запланованих, активних, виконаних проєктів, та можете відстежити стан виконання у розрізі етапів

Усі створені проєкти відображаються у формі таблиці на головній сторінці. Ви можете самостійно сформувати вигляд таблиці за допомогою фільтрів або перемкнутися на режим відображення за учасниками

Як створити новий проєкт

Для того, щоб створити новий проєкт, натисніть кнопку "Створити", яка знаходиться у верхній лівій частині сторінки

Після цього ви побачите форму, необхідну для створення проєкту

У формі вкажіть назву проєкту у довільній формі (наприклад, "Монтаж вентиляційної системи - вул. Данила Галицького, 183"). Визначте вид (Внутрішній - усередині компанії, Зовнішній - за межами компанії), тип та пріоритетність

Якщо у вас є багато однотипних проєктів, тобто однаковий тип робіт чи завдань, ви можете створити шаблон із наявного проєкту та використовувати цей шаблон при створенні нового

При імпорті даних із шаблону в новий проєкт перенесуться етапи, завдання, користувацькі поля

Виконавці, Архів та Аналітика

У лівому верхньому куті сторінки проєкту знаходяться функціональні інструменти та виконавці проєкту

Тут ви можете визначати хто буде працювати з цим проєктом

Якщо проєкт не активний, призупинений або неактуальний, але важливо зберегти всі внесені дані та процеси ви можете перенести проєкт в Архів, видалити проєкт неможливо

Робота з проєктом

Головна сторінка проєкту формується системою вкладок, кожна з яких виконує важливі функції

Основне

Голова сторінка проєкту, тут відображено загальну інформацію про проєкт, яка додається при його створенні, властивості тобто користувацькі поля, також є можливість закріпити посилання що належать до проєкту. Одним з найважливіших функціоналів цієї сторінки є Етапи

Етапи це послідовні стадії виконання робіт, які проходить проєкт від початку до завершення. Вони допомагають контролювати хід реалізації, розуміти, на якому кроці знаходиться проєкт, і своєчасно реагувати на затримки або проблеми

Етапи ви можете обрати із запропонованих і "Додати" їх або налаштувати самостійно, відповідно потреб вашого бізнесу, перейшовши в пункт "Більше налаштувань етапів"

Як додати новий етап

Для того, щоб додати новий етап, на сторінці налаштувань довідника "Етапи проєктів", потрібно натиснути кнопку "Додати"

Після цього, у відповідній формі, потрібно вказати назву етапу, обрати колір із запропонованих (назви кольорів написані англійською мовою), вибрати іконку що передуватиме назві та буде її графічним зображенням (назви іконок вказано англійською мовою). Наприкінці натисніть "Зберегти", після цього новий етап буде з'явиться в загальному переліку

Завдання

Завдання — це конкретна дія або операція, яка має бути виконана в межах певного проєкту для досягнення його цілей. Завдання деталізує процес роботи над проєктом, розподіляє відповідальність і допомагає структурувати виконання на логічні кроки

За допомогою даного функціоналу ви можете створити відповідні завдання усередині проєкту, натиснувши кнопку "Додати", та відстежувати процес їх виконання

Пропозиція

Пропозиція — документ, що описує вартість, обсяг та перелік робіт чи товарів, які компанія пропонує виконати або надати в межах конкретного проєкту

Інакше кажучи, пропозиція — це основа для узгодження вартості та змісту робіт із клієнтом. Вона тісно пов’язана з бюджетом і плануванням проєкту, тому відіграє ключову роль ще до початку виконання завдань

Облік

Даний функціонал містить всі документи, які належать до проєкту. Тут ви можете їх "Створити" або переглянути документи які вже було створено на підставі тощо

Мотивація

Важливий інструмент для розподілу винагороди за виконання завдань, які передбачають виплату нагороди

Якщо у завданні є декілька виконавців, за допомогою цього інструменту ви можете розділити нагороду між ними

Іконка зі значком "Терези" розподіляє нагороду порівну, або ви можете налаштувати автоматику самостійно, за допомогою наступного інструмента

Файлотека

Файлотека — це розділ для зберігання, організації та перегляду всіх файлів, пов’язаних із конкретним проєктом. Це можуть бути документи, креслення, фото, технічні завдання, комерційні пропозиції, акти та інші важливі матеріали, які мають відношення до реалізації проєкту

Комунікація

Комунікація — це вся історія внесених змін та обміну інформацією між учасниками проєкту. Це — централізоване місце, де зберігаються повідомлення, нотатки, коментарі, нагадування, записи про дзвінки, що стосуються конкретного проєкту

Властивості

Властивості — це користувацькі поля тобто додаткові поля, які ви самостійно створюєте для збереження певної інформації, яка не входить у стандартний набір даних

Це гнучкий інструмент для адаптації Керуй під ваш бізнес-процес, щоб проєкт містив саме ті дані, які важливі для вас

Деталі

Інструмент, що використовується для внесення змін у загальну інформацію щодо проєкту. Тут ви можете відредагувати внесені дані, змінити терміни виконання, додати нотатки тощо