Документ - це один з основних інструментів в Керуй, це конкретна дія, елемент обліку, який фіксує господарську операцію: фінансову, товарну, організаційну тощо. Документ відноситься до певного типу і вже тип документа визначає функціонал та поведінку.

Навіщо потрібні документи в Керуй

• Фіксація операцій: вибуття грошей, надходження грошей, надходження товару, повернення тощо

• Автоматизація процесів, до прикладу: складський облік

• На основі документів формується звітність по продажах, витратах, прибутках, залишках тощо

Де я можу налаштувати типи документів в Керуй

Документи можна знайти у будь-якому з розділів, але загальний перелік наявних документів знаходиться в розділі Налаштування / Облік / Документи

Саме тут у вас є можливість не тільки переглянути та підкоригувати наявні типи документів, але і створити абсолютно новий тип документа відповідно до потреб вашої компанії

Як створити новий тип документа

Для того, щоб додати новий Документ Вам потрібно натиснути кнопку “Додати”, яка знаходиться у лівій верхній частині сторінки

Після, Ви побачите форму, необхідну для створення Документа, вони відповідають колонкам списку документів

1. ID - ідентифікатор документа, це запис англійською мовою, що відповідає команді яку надаватиме Документ. Наприклад: expenses - витрати, sales_return - повернення від покупця тощо. Будьте уважно, тому що це значення неможливо змінити після створення типу документа

   
   

2. Назва - безпосередньо, найменування документа. Фактично, це переведений українською ідентифікатор (Витрати, Повернення від покупця тощо)

   
   

3. Контекст - це умова (середовище) для якої застосовуватиметься цей документ (Гроші, Номенклатура тощо)

   
   

4. Категорія - група, до якої належить документ, потрібно обрати із запропонованого переліку

   
   

   

   
   

5. Значок - іконка/зображення, що передує назві документа та є її графічним зображенням

   

   
   

6. Після заповнення полів, потрібно натисну кнопку "Зберегти", та підтвердити дію. Новий тип документа буде додано до загального списку

Як налаштувати документ

Для того, щоб налаштувати або внести зміни в документ, потрібно натиснути на його назву, вас буде перенесено на сторінку яка формується рядом інструментів

1. Основне - інструмент для редагування загальної інформації про документ. Тут у вас є можливість змінити назву, контекст, категорію, значок та додати колір. Після внесення змін потрібно натиснути кнопку "Оновити"

   
   

2. Функціонал - за допомоги даного інструменту, ви визначаєте певні додаткові функції для документа, що відображатимуться на панелі зверху (Файлотека, можливість закріпити учасників, комунікація, відображення статусів тощо). Після внесення змін потрібно натиснути кнопку "оновити"

   

3. Статуси - інструмент для закріплення конкретних статусів за типом документа. Ви можете "Додати" будь-який статус із запропонованого переліку, обравши його та натиснувши символ "+" або Створити новий статус перейшовши у розділ Налаштувань

   

   
   

4. Заголовок - за допомоги даного інструмента, ви формуєте можливості документа. Тут ви можете додати поле для введення суми, надати можливість створювати нові документи на підставі фактичного (наприклад створити рахунок на підставі замовлення покупця тощо), визначити поля які будуть заповнюватись при створенні документа (Категорія, Відповідальний, Контрагент тощо). Для того, щоб додати функцію для документа потрібно відмінити потрібні функції галочками. Щоб зберегти зміни конфігурації типу докумнта потрібно натиснути кнопку "Оновити", що знаходиться внизу сторінки

   

4. Властивості - це додаткові користувацькі поля які ви створюєте самостійно, у випадку якщо загального переліку інструментів не вистачає для налаштування документа. Наприклад, ви можете додати поле "Година доставки", що буде актуальним для формування Замовлень покупця тощо