Підлаштування
Налаштування документів
Документ - це один з основних інструментів у Керуй™, це конкретна дія, елемент обліку, який фіксує господарську операцію: фінансову, товарну, організаційну тощо. Документ належить до певного типу і саме тип документа визначає функціонал та поведінку
Їх призначення:
Фіксація операцій: вибуття грошей, надходження грошей, надходження товару, повернення тощо
Автоматизація процесів: складський облік, інвентаризація
На основі документів формується звітність щодо продажів, витрат, прибутків, залишків тощо
Розташування
Документи є невід'ємною частиною кожного модуля Керуй™. Інструмент для налаштування типів документів знаходиться на панелі навігації ліворуч, у розділі "Налаштування", блоці "Облік"
Саме тут у вас є можливість не тільки переглянути та підкоригувати наявні документи, але й створити абсолютно новий тип документа відповідно до потреб вашої компанії
Додавання
Створити новий тип документа можна, натиснувши кнопку "+Додати" на головній сторінці
Форма для створення нового типу документа:
ID - ідентифікатор документа, це запис англійською мовою, що відповідає команді яку виконуватиме документ. Наприклад: expenses - витрати, sales_return - повернення від покупця тощо. Будьте уважні, тому що це значення неможливо змінити після створення типу документа
Назва - безпосередньо, найменування документа. Фактично, це перекладений українською ідентифікатор (Витрати, Повернення від покупця тощо)
Контекст - це умова (середовище) для якої застосовуватиметься цей документ (Гроші, Номенклатура тощо)
Значок - іконка/зображення, що передує назві документа та є її графічним зображенням
Налаштування документа
Функціонал для налаштування документа документа містить низку вкладок, розташованих у верхньому меню
Основне
Інструмент для редагування загальної інформації про документ. Тут у вас є можливість змінити назву, контекст, значок та додати колір
Функціонал
За допомогою даного інструменту, ви визначаєте певні додаткові функції для документа (наприклад: файлотека, можливість закріпити учасників, комунікація, відображення статусів тощо)
Статуси
Інструмент для закріплення конкретних статусів за типом документа. Ви можете додати будь-який статус із запропонованого переліку, обравши його та натиснувши символ "+" або Створити новий статус перейшовши у розділ Налаштувань
Дії
Функціонал, за допомогою якого визначаються можливості документа. Тут можна:
додати поле для введення суми
надати можливість створювати нові документи на підставі фактичного (наприклад: створити рахунок на підставі замовлення покупця тощо).
визначити поля які будуть заповнюватись при створенні документа (наприклад: категорія, відповідальний, контрагент тощо)
Форма
Інструмент, за допомогою якого формується вигляд головної сторінки документа
Тут можна:
обрати поля, які будуть відображатися у формі документа
налаштувати додаткові параметри для окремих полів
додати поля для роботи з підрозділами, юридичними особами, контрагентами, договорами, локаціями, рахунками, обладнанням тощо
сформувати зручну структуру форми відповідно до специфіки роботи компанії
Властивості
Це додаткові користувацькі поля які ви створюєте самостійно, якщо загального переліку інструментів не вистачає для налаштування документа. Наприклад, ви можете додати поле "Година доставки", що буде актуальним для формування замовлень покупця тощою
Картка документа
За своїм призначенням документи поділяються на складські та фінансові. Складські документи містять номенклатуру, а фінансові - фіксують фінансові процеси компанії, зокрема надходження, вибуття та переміщення коштів
Деякі поля та інструменти можуть відрізнятися залежно від типу документа, відповідно до його функціоналу та призначення
Основне
Головна сторінка документа. За своєю структурою картка документа складається із шапки з реквізитами, функціональної панелі, табличної частини (для складських документів) та робочих інструментів
Тут ви можете додавати номенклатуру, створити завдання, змінювати суми, склади, рахунки, контрагентів, належність до проєкту, додавати учасників, а також друкувати документ
Пов'язані документи
Інструмент, за допомогою якого ви можете проаналізувати всі документи, створені на підставі поточного документа, а також переглянути та проаналізувати весь ланцюжок пов’язаних дій і процесів
Файлотека
Архів завантажених файлів або зображень, застосовується для зберігання сканів документів, гарантійних талонів або сертифікатів якості тощо
Комунікація
Внутрішній чат щодо дій всередині документа. Тут зберігається історія дій, а також можна залишати коментарі для обговорення деталей і узгодження роботи
Сценарії
Інструмент, що надає можливість налаштовувати автоматичні процеси всередині документа, наприклад автоматичну зміну статусу, виконання дій за певних умов, запуск пов’язаних процесів тощо.
Створення на підставі
За наявності відповідних налаштувань у розділі "Дії" на основі поточного документа можна створювати документи інших типів. У такому випадку частина інформації переноситься до нового документа автоматично, що пришвидшує роботу та зменшує кількість ручного введення даних
Клонування документа
За потреби можна клонувати наявний документ, самостійно визначивши, які поля будуть дублюватися в копії. Це дозволяє швидко створювати схожі документи без повторного внесення даних
Друк
У Керуй™ є можливість створювати друковані шаблони. Форми для друку ви можете самостійно налаштовувати у своєму просторі, призначати їх для конкретних типів документів і, за потреби, у будь-який момент вносити зміни без використання сторонніх програм
Підбір номенклатури
Коли статус документа не має значення "Виконано", активною залишається спеціальна функція "Підбір номенклатури". Вона використовується для швидкого додавання товарів і послуг до документа
У вікні підбору номенклатури ви одразу бачите актуальну кількість товарів на складі, обсяг резерву, очікувані надходження та ціну. Достатньо вказати потрібну кількість у відповідному полі - і номенклатура автоматично буде додана до документа
Імпорт номенклатури
У Керуй™ є зручна функція імпорту номенклатури з Excel-файлів. Вона дозволяє швидко додавати великі обсяги даних до системи та суттєво заощаджує час під час роботи з товарами й послугами
Достатньо підготувати файл у потрібному форматі та завантажити його в систему - номенклатура буде автоматично додана або оновлена відповідно до внесених даних
Імпорт номенклатури здійснюється в декілька кроків:
Обираємо файл
Зіставляємо колонки
Перегляд та імпорт
Усі нові позиції, яких немає в переліку наявної номенклатури, Керуй™ може створювати автоматично під час імпорту. Це дозволяє швидко додавати нові товари чи послуги до системи без ручного створення кожної позиції окремо
Розділення та обʼєднання документів
Окремо слід виділити функції "Розділення" та "Об’єднання" документів. Вони дозволяють гнучко працювати з даними та спрощують ведення обліку в різних робочих ситуаціях
Функція розділення дає можливість поділити один документ на кілька окремих, наприклад для розподілу товарів між різними складами, контрагентами чи проєктами
Об’єднання, навпаки, дозволяє сформувати один документ із кількох наявних, зібравши всю необхідну інформацію в єдину картку документа
Додавання учасників
Учасники - це працівники компанії, яким надаються права доступу до певної інформації. Ви можете закріпити за документом кількох учасників
Коли за документом закріплено учасників, у правій верхній частині сторінки відображатимуться їхні ініціали.
Архівування
За потреби документи в Керуй™ можна перенести в архів. Це дозволяє приховати неактуальні або завершені документи з основного робочого простору без їх видалення із системи
Видалення документа
Якщо статус документа не має значення "Виконано", користувач має відповідні права доступу та документ не має залежних записів (наприклад документів, створених на його підставі), його можна видалити із системи.
Пов'язані статті