Як налаштувати Керуй™ під свою модель бізнесу

Коли компанія впроваджує CRM, важливо не просто "встановити систему", а адаптувати її під свої процеси. Керуй™ - це не універсальний шаблон, а гнучкий інструмент, який може працювати саме так, як працює ваш бізнес: зі своїми процесами, ролями, моделями взаємодії та внутрішніми правилами. 

Ця стаття допоможе зрозуміти, як налаштувати Керуй™ під потреби вашого бізнесу так, щоб робочі процеси стали прозорими, логічними і автоматизованими. Ми розповімо про базові кроки, на що звернути увагу та як зробити сервіс зручним для щоденної роботи.

Почніть із визначення бізнес-процесів

Перед тим як відкривати CRM, важливо зрозуміти, які процеси ви хочете перевести в цифру. Це не про функціонал програми - це про те, як у вас працюють продажі, виконання замовлень, взаємодія з клієнтами, документообіг, фінанси та контроль виконання задач.

Подумайте над такими питаннями:

• Як у вас проходить шлях клієнта від першого контакту до оплати?

• Які етапи проходить замовлення?

• Хто відповідає за кожен етап?

• Які документи і коли потрібно створювати?

• Які задачі важливо контролювати регулярно?

Ці відповіді стануть дорожньою картою для налаштування вашого простору.

Налаштування структури: підрозділи, ролі та права доступу

Після того як ви визначили свої процеси, переходьте до базових налаштувань структури компанії в CRM. Це важливий етап, бо від нього залежить, хто і що бачить у сервісі компанії, які дії може виконувати.

У документації Керуй™ є розділи про налаштування ролей, прав доступу, підрозділів та юридичних осіб, і вони дозволяють побудувати логіку доступу відповідно до вашої організації. 

Наприклад:

• Керівники бачать всі ключові показники і звіти

• Менеджери з продажу - лише свої клієнти, угоди, задачі

• Бухгалтерія - фінансові документи і звіти, але без внутрішніх задач менеджерів

Таке налаштування забезпечує безпеку даних, мінімізує людську помилку та робить роботу кожного співробітника фокусованою.

Контрагенти, клієнти та довідники

Наступний крок - налаштування основних довідників даних:

• Контрагенти

• Номенклатура

• Типи документів та статуси

Це дозволяє побудувати єдину базу даних, де вся інформація про клієнтів і товари зберігається структовано і пов’язано з процесами. 

Правильна структура довідників - це фундамент для звітності, автоматизації листування, роботи із задачами, формування пропозицій і рахунків.

Процеси продажу та документообіг

Далі налаштовуються самі бізнес-сценарії, які ви визначили на початку. У Керуй™ кожен етап продажу можна відобразити через статуси та доповнити автоматичними сценаріями з визначеними умовами

Це дозволяє:

• фіксувати на якому етапі знаходиться кожен лід або проєкт

• вчасно створювати документи (комерційні пропозиції, рахунки, договори)

• забезпечувати послідовність дій менеджера

Важливо: сервіс не "примушує" вас працювати за своїм стандартом, він віддзеркалює ваш процес, якщо ви його правильно налаштуєте.

Автоматизація задач і сценаріїв

Щоб команда ефективно працювала щодня без необхідності постійно контролювати процес вручну, варто налаштувати автоматичні сценарії та задачі. Це ті дії, які Керуй™ буде виконувати за вас:

• нагадування менеджеру про завдання

• зміна статусу угоди після оплати

• створення завдання після отримання заявки

Автоматизація знижує ризик помилок, підвищує дисципліну процесів та дозволяє команді зосередитися на ключових діях - не на рутині

Тестуйте та коригуйте

Важливо пам’ятати: налаштування будь якого сервісу - це не одноразова дія. Після стартового конфігурування важливо спостерігати, як все працює в реальному житті, і вносити правки:

• змінювати статуси чи етапи

• додавати нові шаблони документів

• коригувати правила автоматизації

Це дозволяє Керуй™ рости разом із бізнесом та відповідати новим викликам.

Налаштування Керуй™ під модель вашого бізнесу - це шлях від хаосу до порядку. Почніть із аналізу процесів, побудуйте структуру, визначіть ролі, налаштуйте довідники, автоматизуйте задачі. Результат - прозорі процеси, менше помилок, кращий контроль і оптимальна робота кожного співробітника.

CRM повинна не просто зберігати дані, а керувати вашою бізнес-логікою, і саме це дозволяє сервісу працювати так, як потрібно вашій компанії.